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2020.03.12 Thu

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新型コロナウイルス感染症における対応について。時差出勤、テレワーク、子連れ出勤を実施します

新型コロナウイルス感染症における対応について

この度の新型コロナウイルス感染症(COVID-19)でお亡くなりになられた方々、ご遺族の皆さまに心からお悔やみを申し上げます。また、罹患されている方々につきましても一日も早いご回復をお祈り申し上げます 。

「エディマグ」を運用する編集プロダクション・エディマートでは感染拡大が続く状況を考慮し、「新型コロナウイルス感染症における対応」を定めました。

関係各社の皆様にご案内させていただくと共に、今回の記事では、当社が定めた制度やルールをできる限り細かくお伝えします。「対応した方がいいと思っているけど、何をすれば良いのか…」「他社の実施状況が気になる」とお悩みの会社はぜひ、参考にしていただけますと幸いです。

3/24(火)追記  「新型コロナウイルス感染症における対応」の措置期間延長を決定しました。詳細は下記の記事をご覧ください。

>>「新型コロナウイルス感染症対策」について社内アンケートを実施。どのくらい徹底されて行われたのか?

 

1.新型コロナウイルス感染症への対応A/実施期間:事態収束まで

出社時、帰社時の手洗い&うがい

新型コロナウイルス感染症への対応として、「事態収束まで」を対象とした方針をご案内します。

出社時、帰社時の手洗い&うがいの徹底

厚生労働省発表「新型コロナウイルス感染症対策の基本方針(令和2年2月25日)」に定められている対策のひとつに、“手洗い、咳エチケット等の徹底”が明記されています。そのため、エディマートに勤務する正社員、アルバイト含む全スタッフに「手洗い&うがい」の徹底をあらためてお願いしました。

始業の出社時はもちろん、会社から外へ出て帰社した際にも欠かさず行ってもらいます。ハンドソープで入念な手洗いをした後、うがいを実施。また「消毒液」を受付に設置し、自由に使用できるようにしました。

時差出勤の実施/8:00〜13:00の30分刻みで勤務時間を自由に選択

もともとエディマートでは、限られた曜日でいくつかの時間帯から出勤時間を選べる「選択勤務制」を採用しています。

「選択勤務制」のルール 

☆火〜木曜は以下の出勤時間を選択可能

・8:00〜(17:00定時)

・8:30〜(17:30定時)

・10:00〜(19:00定時)

・13:00〜(22:00定時)

そのため、「現状で問題なく時差通勤は可能では?」という意見も出ましたが、選択の自由度を広げるために、“選択勤務制度の拡大”という形で特別制度を定めました。

コロナウイルス事態収束までの特別「選択勤務制」

☆月〜金曜いつでも以下の出勤時間を選択可能

・8:00〜(17:00定時)

・8:30〜(17:30定時)

・9:00〜(18:00定時)

・9:30〜(18:30定時)

・10:00〜(19:00定時)

・10:30〜(19:30定時)

・11:00〜(20:00定時)

・11:30〜(20:30定時)

・12:00〜(21:00定時)

・12:30〜(21:30定時)

・13:00〜(22:00定時)

この制度を設けるにあたり、議論の中心になったのは「人によって通勤時間が異なる」という点でした。市内に住んでいるスタッフと県外に住んでいるスタッフでは、通勤時間は1時間以上の開きがあるケースもあります。また、電車通勤であれば路線によってもピーク時間はさまざま。

以上を考慮しながら“誰でも平等に制度を活用できる”ことを考えた末に、8:00〜13:00の30分刻みで勤務時間を選べるという内容に決めました。これなら、通勤の時間帯は個々でコントロールできますし、「夕方に子どもの迎えがあるので遅くまで仕事できない」「朝が弱くて早く出社するのはちょっと…」というそれぞれの事情にも応えられます。

子連れ出勤OK

「子どもがいて預け先がなく、在宅勤務ができない」という状況に対応すべく、オフィスに子どもを連れていく「子連れ出勤」を認めました。

「他のスタッフに迷惑がかからないか」「仕事に集中できるのか」など懸念事項はあがりましたが、子どもがいるスタッフに最大限の配慮をするために同制度を採用。実際に子連れ出勤のスタッフが申請した際には、「みんなでサポートしよう!」という意見でまとまりました。

また、弊社は定時内であれば「カフェなどでの集中作業」を認める制度(ドリンク代は経費として精算可能)もありますので、どうしても子どもが気になる場合は、同制度の活用を推奨しています。

スタッフ、来客者に検温の実施

おでこに当てて検温する“非接触型”の体温計を購入。そしてスタッフは出社時に検温を行い、37.5度以上の熱を検知した場合には、帰社しテレワーク、または有給休暇を取得するように定めました。検温は必ず第三者が行い、相互チェックをクリアした上で業務を開始するようにします。

また、エディマートにご来社いただく方にも同様に、検温を実施させていただきます。同様に37.5度以上の熱を検知した場合には、お引き取りを願うこともあるかとは思いますが、何卒ご理解、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

2.新型コロナウイルス感染症への対応B/実施期間:〜2020年3月19日(木)→〜2020年3月31日(火)に期間延期

テレワークでPC作業を行う様子

新型コロナウイルス感染症への対応として、「〜2020年3月31日(火)」を対象とした方針をご案内します。

社外関係者が大人数参加する会議・打ち合せ・取材の自粛

お取引各社様、協力会社各社様との会議・打ち合せ・取材につきましては、大人数での対面形式に限り控えさせていただきます。原則的にWEB会議での実施をご提案させていただき、対応が難しければ3月31日(木)以降で再調整をお願いいたします。

ただし、やむを得ない会議・打ち合せ・取材につきましては、対面でも実施させていただきます。その場合は人数、議題、時間を制限した上で、マスクを着用し、充分な距離を取った形で行うことをご了承いただけますと幸いです。

テレワークの推奨

エディマートでは正式に「テレワーク」を実施したことはありませんが、期間を定めた上で試験的に採用としました。情報流出には最大限の注意を払った上で、各スタッフは日数と時間を各自で設定し、テレワークを行います。

また、実施にあたり下記のルールを設定しました。

エディマートの「テレワーク」実施ルール

  • テレワーク実施の前日までに所属長の許可を得ること
  • 当日の勤務時間はTrello(※)にて管理
  • 朝と夕方の2回、WEB会議システムで所属長とのミーティングを行う

※Trello=エディマートが採用しているタスク管理ツール

以前から「テレワーク」を希望する声は多かったので、この機会をうまく活用して、業務に支障なく運用できるかを試してみたいと思います。

3.方針はどんなフローで決定した?エディマートの場合

マネージャー会議で会社の方針を決めている様子

以上が、現時点で定めた「新型コロナウイルス感染症における対応」になります。最後にエディマートがどのような流れで、各制度を決めていっのかについてご紹介します。

期間はいつまで?事態収束まで継続することと、そうでないこと

エディマートでは会社の制度やルールを決める際は、代表の鬼頭と3人のマネージャーの4人で話し合いを行います。まずは他社の事例をいくつもあげて、エディマートで実施するべき制度を洗い出しました。その上で、2つのカテゴリに当てはめていきます。

感染症における対応はいつまで実施するべきなのか

  • 事態収束まで実施

    業務に大きな支障が発生せず、かつ何かあった際に利用できる制度を当てはめました。「手洗い&うがい」は予防対策として基本だと思いますし、「子連れ出社」「勤務時間の選択」は「あって良かった!」と思ってもらえることを想定して定めています。

  • 期間限定で実施

    一般業務に大きく関わり、スムーズな運用が不安視される制度を当てはめました。「大人数での打ち合わせ・会議・取材の自粛」「テレワークの推奨」はこれまで実施したことはありませんし、関係各社様のご理解があって成立するものだと思っています。期間は政府が3月10日に示した「大規模イベントなどの自粛要請について、今後10日間程度は、これまでの取り組みを継続する」という発表を参考に、暫定として2020年3月19日(木)(2020年3月31日(火)までに期間延期を決定しました)までに。今後は世間の動向を鑑み、延期等について検討していきます。

全スタッフへのアナウンス

鬼頭、マネージャー間でルールを固めた後、その日に全社員に向けて説明を行いました。制定から施行までが短時間で行えるのは、少人数の会社ならではのメリットに感じます。

具体的には Chatworkで「新型コロナウイルス感染症における対応」をアナウンス。正社員、契約社員、アルバイトさんの全スタッフ共有グループがありますので、そこに決定事項をポストします。その後、鬼頭から各制度の“趣旨”と“思い”を共有。制度の目的や狙い(趣旨)に加え、「なぜこの制度を採用するに至ったか」「どんな風に活用してほしいか」という思いを直接伝えることで、誤解を生むことなく、全員が制度を活用できるようにしています。

4.最後に

エディマートでは引き続き、感染拡大防止の意識を高め、お客様およびスタッフの健康や安全を第一に考え、安定したサービスの提供に努めて参ります。

また各対応にあたり、お取引各社様には、ご不便・ご迷惑をおかけいたします。何卒ご理解のうえご容赦賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

3/24(火)追記  「新型コロナウイルス感染症における対応」の措置期間延長を決定しました。詳細は下記の記事をご覧ください。

>>「新型コロナウイルス感染症対策」について社内アンケートを実施。どのくらい徹底されて行われたのか?

 

#春は必ず来る

 

 

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HIROKI HOTTA

この記事の執筆者HIROKI HOTTAアカウント・マネージャー

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2012年エディマート新卒入社。エリア情報誌や新聞を中心とした編集・ライター業務の経験を積み、2016年により深い“編集のおもしろさ”を求め大手出版社へ出向。出版社編集者として情報誌の特集制作、webメディアの新規立ち上げなどにたずさわり、2018年に再びエディマート勤務に。出戻り後は主にweb案件の新規開拓を担当し、2019年度よりセールス専任にポジションチェンジ。“編集のできる営業マン”として、ビジネス・クリエイティブの両面でお客様のサポートに務める。

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