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オンライン取材を成功させるには?ツール、録音、撮影など、リモート時の“困った”を解決します

オンライン取材をする女性

「オンライン取材を検討しているけど、失敗しないか不安…」。

コロナ禍の影響で、オンラインツールを活用したインタビューが増えました。対面の取材がなくなることは恐らくありませんが、コンテンツ制作に関わる人にとって、「オンライン取材のノウハウがあるかどうか」は今後も重要度が増してくるでしょう。

今回の記事では、
・オンライン取材の準備や注意点
・オンライン取材を成功に導くコツ
・オンライン取材の実例
を、実践を重ねてきた経験をもとに解説していきます。

「コロナ対策」以外にも、多くのメリットを期待できるオンライン取材。対面インタビューと同じように、さらには直接会うよりもクオリティが高くなる取材を目指して、ニューノーマルに順応したスキルを身に着けていきましょう。

目次

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1.オンライン取材のツールを選択。WEB会議システム、電話、メールどうやって使い分ける?

まず、「オンライン取材」のツールから整理していきましょう。会えないからといって、選択肢はWEB会議システムだけではありません。

WEB会議システム、電話、メール。対面しないで行える3つのツールを検討して、コンテンツの内容、事前準備に注げる時間、インタビュー対象と人数を考えながら、最適な方法を選ぶようにしましょう。

※なお、ここでは「オンライン取材」に限った準備や注意点を解説していきます。「時間調整」「質問案の共有」など、通常取材と同じフローは解説を割愛します

WEB会議システムを使った取材

ZOOM」「 Google Meet」「Microsoft Teams」「Whereby」など、今では有料・無料のサービスが多く存在します。「◯◯のサービスがおすすめ」とは一概に言えませんし、企業の規模や予算感に合わせて、個々にあったものを使うのが良いと思います。

それよりも大切なのは、当日までの段取りを漏れなくしておくこと。有料ツールを導入したと安心して、ぶっつけ本番で臨んでしまうのはプロとして失格。あらゆる事態を想定して、インタビュー当日を迎えましょう。

WEB会議システムを選ぶ理由

  • 顔を合わせて取材ができるので、対面に近いシチュエーションを再現できる
  • 複数人を同時につなぐことができる
  • WEB会議システム自体に録音機能が搭載されている

当日までに行っておきたい段取り

  • 使用するWEB会議システムを選んで、ID&Passを設定したURLを発行しておく

    できれば使用するツールは、インタビュアーサイドが提案するようにしましょう。「操作になれている」という点も、オンライン取材を成功させる秘訣のひとつ。

  • 当日のシチュエーションを確認しておく

    インタビュアー・インタビュイーはどの場所からつなぐか、通信環境に問題はないか、使用するPCのカメラ、マイクは正しく設定されているかを確認。

  • 前日までに2名以上で発行したURLにアクセスし、通信に問題がないかテストしておく
  • 参加者にマイク付きイヤホン、もしくは会議用スピーカーフォンの使用を推奨しておく(インタビュアーはスピーカー利用がすすめ。理由は後述)
  • インタビュイーには「カメラON」を依頼しておく
  • 通信できなかった場合のオペレーションを共有しておく(連絡先電話番号の共有など)

取材当日の注意点

  • ホスト役は当日、事前にログインして動作をチェックしておく

    スピーカー、マイク、画面共有、録画機能に問題がないか確認しましょう。

  • 通信回線に問題が生じる可能性がある

    音声が途切れる際には、カメラはつないだままにして電話に切り替えましょう。初めて行く場所でWEB会議システムにつなぐ場合は、ポケットWi-Fiを持参するのがおすすめ

  • 自分は問題ないと思っていても、映像や音声にタイムラグが発生している場合がある

    インタビュー開始前に問題がないか確認。お互いの通信状況を把握するようにしましょう。発言する際は聞き取りやすく、丁寧に話すようにしてください。

  • 発言しない人はマイクをOFFにしておく

    PCのマイクは周囲の雑音やリップノイズも拾います。会話を妨げる原因になりますので、注意しましょう。

  • 画面共有を効果的に活用する

    質問シートや資料を共有して意思疎通を図るなど、積極的に活用しましょう。

  • インタビューが終わったら、忘れることなくWEB会議システムから退出する

    終了後もつないだままにしておくと、アフタートークが相手に伝わる可能性があります。

電話を使った取材

コロナ以前にも、電話を使った取材を何度かされた方は多いのではないでしょうか?WEB会議システムの活用が一般的になったことで、電話取材を選ぶ理由やメリットも変化してきたと思います。

よく聞くのが、「WEB会議システムか電話か、どっちが良いのだろう」という疑問。確かに顔を合わせられるWEB会議システムの方が品質を担保できるイメージはありますが、実際はそうとも限りません。それでは、電話取材について考えていきましょう。

電話を選ぶ理由

  • 電話回線の場合は通信が安定している
  • 特別な知識が必要なく、事前の段取りも最小限でスムーズ
  • アプリを使用すれば録音、グループ通話が可能
  • インタビュイーの「移動中」など、合間を縫って対応してもらうことも可能

当日までに行っておきたい段取り

  • 電話番号の共有

    仕事用の電話を持っていない場合は、SUBLINE」「楽天でんわ」などのクラウドフォンを契約するのもおすすめ。ただし、インターネット回線を通して通話するサービスの場合は、Wi-Fi環境によって回線に障害が生じることも。また通話中に回線が途切れた場合の折返し連絡を考え、非通知でのやり取りは避けましょう

  • 録音機能のテスト。必要に応じて「ボイスメモ」など録音アプリのインストール。
  • 参加者にマイク付きイヤホンの使用を推奨しておく(インタビュアーはスピーカー利用がおすすめ。理由は後述)。
  • 通信できなかった場合のオペレーションを共有しておく(予備になる電話番号の共有など)。

取材当日の注意点

  • タレントインタビューの場合は電話番号に配慮する

    マネージャーの番号を共有してもらうようにしましょう。

  • インタビュイーの表情が見えないので、コミュニケーションを図りにくい

    相手に聞き取りやすく話すのはもちろんのこと、質問を端的にしてディスコミュニケーションを防ぎましょう。

  • WEB会議システムでカメラのみつなぐのも選択肢のひとつ
  • グループ通話の場合はWEB会議システムと同様に、発言しない人はマイクをOFFにしておく

メールを使ったアンケート取材

最後に、メールを通したアンケート取材です。段取りを簡略化できる分、「回答をあまり書いてくれず、情報を引き出せなかった」というケースが大いに予想できます。

エディマートでメール取材を選択する際は、アンケート回答後に電話にて追加聞き取りすることも少なくありません。その点を想定しながら、プロジェクトを進めていくことをおすすめします。

メールを選ぶ理由

  • アンケートによって情報が整理され、訴求ポイントが浮かび上がりやすい
  • 一度に複数人を相手にアプローチができるので、インタビューの効率が良い
  • WEB会議システム、電話に比べると、事前準備の手間が大幅に軽減される
  • インタビュイーの負担も少ないため、受け入れてもらいやすい

アンケート送付までに行っておきたい段取り

  • アンケート資料の作成、共有

    質問シートではなく、回答者が記入しやすいアンケート形式の資料の作成をおすすめします。

2.オンライン取材の録音。搭載されている機能&ボイスレコーダーの併用がおすすめ

対面取材では通常、ボイスレコーダーを使って音声を録音しながら進めます。ライターによってはボイスレコーダーを複数機稼働して、「機器トラブル」のリスクを回避する方も多いのではないでしょうか。

録音におけるリスク回避の必要性は、オンライン取材でも同様。WEB会議システム取材、電話取材どちらも複数の方法を準備し、「音声が録れてなかった!」という最悪の事態を防ぐようにしましょう。

WEB会議システム取材を録音するには

WEB会議システムを活用した取材を行う際には、「録音・録画機能」「ボイスレコーダー」の2つを準備しておくのがおすすめ。

■録音・録画機能を使用
無料のWEB会議システムでは録音・録画機能に制限があったり、そもそも搭載されていないケースがあったりします。そのため、可能であれば有料のサービスを契約して、万全の環境でインタビューに臨むようにします。

WEB会議システムの使用頻度が少なく、契約が難しい場合は、クライアントやインタビュイーの方で有料契約していないか確認するのも良いと思います。

■PCの近くにボイスレコーダーを置く
インタビュアーはイヤホンではなくスピーカーモードにして、PCの近くにボイスレコーダーを置くようにしましょう。アナログな方法ですが、「急にシステムがダウンして、録音・録画データが保存できていなかった」という事態を防ぐには、この形が確実です。一方で、周囲に音声が聞こえると情報流出のリスクもありますので、取材場所に配慮するのを忘れないようにしましょう。

インタビューの音声データは良い原稿を執筆するため、「言った言わない」を防ぐためにも大切なもの。万が一を想定して、ボイスレコーダーを回しておくと安心です。

■注意点
音声データを文字に起こす際に、「通信が途切れているタイミングがあり、作業に時間がかかった」というケースがありました。通信回線に気を払うのが一番ですが、インタビュイーの環境が悪いケースも十分に考えられます。

  • 質問は端的に、できるだけ余計な話を広げない
  • 対面インタビューよりも文字起こしに時間がかかる

上記のことを意識して、制作に臨むようにすると良いでしょう。

電話取材を録音するには

電話取材を行う際には、「録音・録画機能があるサービス」「ボイスレコーダー」の2つを準備しておくようにしましょう。

■録音機能があるアプリを利用
iPhone、 Androidともに、2021年1月現在は純正で音声録音ができる機能は搭載されていないようです。そのため、通話中の音声を録音する場合は、専用アプリをインストールする必要があるでしょう。

一方で、エディマートで行ってきた電話インタビューでは、下記で説明する「ボイスレコーダー」のみで行うスタッフが多かったです。ただし、アプリを活用しない場合は、ボイスレコーダーを複数機稼働しているケースがほとんどでした。

■電話の近くにボイスレコーダーを置く
WEB会議システムと同様に、インタビュアーはイヤホンではなくスピーカーモードにして、電話の近くにボイスレコーダーを置くようにしてください。通話ボリュームをできるだけ上げて、きちんと集音できるように注意しましょう。

録音・録画をする前にはインタビュイーの了承を得る

インタビュー開始時に、「記録用に録音(WEB会議システムの場合は録画も)をさせていただきます」と了承を得ることを忘れてはいけません。対面取材に慣れているライターは習慣のように確認できているかと思いますが、オンライン上でもマナーは同じ。

後々のトラブルに発展させないためにも、ライターとしての節度は守るようにしましょう。

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3.オンライン取材の撮影。「オンライン取材」であることを感じさせるか、感じさせないかで手法を判断

対面では当たり前のように行ってきた「撮影」も、非対面になるといくつかの方法から選択しなくてはなりません。オンライン取材のアプローチと同様に、コンテンツの内容、事前準備に注げる時間、インタビュー対象と人数を考えて決めていきましょう。

オンライン取材の別日にカメラマン単独で撮影へ

対面取材を行った記事と、ほぼ変わらない品質を担保できる最善の方法。カメラマン1名で現場へと向かってもらい、最短時間でインタビューカットや話題に関連した写真を撮影します。

■ポイント
・インタビュアーは取材後、話題に出てきた内容を参考に「撮影事項」を整理してカメラマンに伝えましょう
・撮影中にWEB会議システムをつなぐなど、リアルタイムで撮影データを確認することは可能です。ですが、通信状況、意見の錯綜、確認の手間を理由に、高い可能性で撮影時間が余計に長引きます。できれば、撮り直しが発生しないように事前の指示を明確にしておく方が得策です

インタビュアーの取材にカメラマンが同席し、モニターごと撮影

「WEB会議システム取材」であることをあえて打ち出し、インタビューのライブ感を訴求する方法です。PCを撮影するか、画面投影したモニターを撮影するかで、印象も大きく変わってくるでしょう。

■ポイント
・WEB会議システムの設定に注意。インタビュイーの背景、インタビュアーの画面OFF、高画質モードへの設定など、事前に適した設定を決めておきましょう

WEB会議システムのキャプチャデータを取得しておく

WEB会議システムでつないでいる最中に、PCの機能でインタビュイーのキャプチャデータを取得する方法。

■ポイント
・「モニターごと撮影」と同様に、WEB会議システムの設定に注意しましょう
・できれば、キャプチャデータを取得するスタッフを用意し、インタビュアーは取材に専念できるようにするのが理想です
・インタビュイーはキャプチャデータを取得されていることに気づかないので、必ず事前に断りを入れるようにしましょう

インタビュイーに撮影を依頼

取材終了後、インタビュイーサイドに撮影を依頼するケースも。先方が保有しているデータ、ストックフォトデータなども織り交ぜながら、記事を作っていくことが多いです。

■ポイント
・先方に撮影を依頼する場合は、いかに「希望通りの写真を撮ってもらうか」が肝心です。イメージ画像を提示する、撮影方法をレクチャーするなど、依頼方法を工夫すると良いでしょう

4.オンライン取材のメリット。「エリアの壁の払拭」以外にも多くの恩恵を受けられる

ここまでオンライン取材の「アプローチ」について解説してきましたが、具体的なイメージは湧いてきましたか?

次にこれらを総括し、オンライン取材のメリット・デメリットを解説していきます。まずはメリットから。「非対面」の取材を行うことで、インタビュー内容にも良い変化をもたらすことができます。

エリアの壁がなくなり、他県に住む複数人で顔を合わせることが可能

オンライン取材を実際に行うと、「今までの苦労は何だったんだ…」と思わせる一面もあります。エリアレスに取材を行える点はまさにそれでしょう。

移動に伴う経費や時間、場所の準備、関係者が多いほど難航する取材日の調整など、それらの苦労は最小限となります。これは取材に関わらず、打ち合わせ、飲み会をオンラインで行う際にも、同じように感じられるメリットではないでしょうか。

電話の場合はインタビュアーの匿名性が高いので、印象による負のバイアスを受けにくい

少し難しく書きましたが、要するに「見た目で舐められない」ことです。若い方、駆け出しの方はもしかすると、「立場を下に見られて、深い部分まで話してもらえなかった」という経験はありませんか?

こういった捉え方のゆがみ・偏りを、「アンコンシャス・バイアス(無意識の偏見)」と呼びます。性別、年齢、人種、見た目などを理由に、無意識のうちにえこひいきをされたり、人として甘く見られたりすることも。

電話は姿が見えない分、このアンコンシャス・バイアスが発生しにくいと言えるでしょう。対面しないからこそ、インタビュイーとインタビュアーの立場をフェアにできる側面も、オンライン取材のメリットと言えます。
(もちろん、正しい言葉遣いや口調を身に着けてこその話です)

コロナ対策になる

言わずもがなですが、オンライン取材が増えてきた理由は「コロナ対策」が大多数だと感じています。「緊急事態宣言で遠方へ行けなくなった」「病院や介護施設などへは出入りNGになった」「関係者が多いので、現場が大所帯になってしまう」などの理由に該当する場合は、オンライン取材を選択するのが得策でしょう。

5.オンライン取材のデメリット。「通信回線」の問題をどうクリアするかが鍵

次に、デメリットを整理していきます。

今のライターの大多数は対面インタビューで経験を重ねてきた方ばかりかと思いますので、これらの障害は大きく感じられるかもしれません。しかし、今後はデメリットを理解した上で、スムーズに対応できるスキルが求められてくることでしょう。

通信回線の悪化によるインタビューの失敗が予測できる

やはり、通信回線の悪化が最大のデメリットになるのではないでしょうか。インタビュアー側の環境は事前に整えることができるとしても、先方の通信回線はどうすることもできません。前述した準備を入念に重ねて、取材当日を迎えるほかに解決策はないでしょう。

非言語コミュニケーションをとりにくい

表情や顔色、声のトーン、話す速度、ジェスチャー、視線など、オンライン取材では言葉以外の情報がもたらすコミュニケーションを図りにくい一面も。

オンラインでは「表情豊かにふるまう」「大きくうなずいて相槌を表現する」など、対面時の3割増しの表現を心がけると良いかもしれません。また、相手と視線を合わせることを意識したり、話をさえぎらずに最後まで聞いたりするなど、丁寧な会話を心がけることも大切です。

■デメリットを避けるために「対面取材」を選択した場合の注意点

対面取材を選択した場合、「コロナ対策」は避けて通ることができません。エディマートの事例でも、「2週間分の検温結果を取材先に提出」「マスクとフェイスシールドの併用」など、状況に合わせた対策を求められるケースがあります。

人数を最小限に絞る、マスク着用&手指消毒の徹底、体調の不調を感じたら延期を申し出るなど、もはや“当たり前”になりつつある対策は必ず行うようにしてください。

6.オンライン取材のコツ。コミュニケーションを円滑にするためのナレッジ共有

オンライン取材について理解を深めたら、次に「どうやったらより良い取材になるか」を考えていきましょう。

スピードや手軽さなど、オンライン取材は対面にはない価値をもたらしてくれます。どうせなら対面、非対面どちらもスマートにこなし、ケースに応じて使い分けのできるライターを目指してみませんか?

トラブルが起きた際にも“慌てない”こと

オンライン取材は、スムーズにWEB会議システムを操作できるかがスキル向上の第一歩。普通以上に“使いこなす”必要はありません。最低限の機能を、問題なく使用できる程度のリテラシーを会得しておくだけで十分です。

例えば何社かの関係者が集まるオンライン会議を開く際、まれに一人だけ「音声が聞こえない」「画面が映らない」などのエラーを起こしている方はいませんか?プロである以上、そのようなトラブルで慌てることは回避するようにしましょう。

オンライン取材でもそれは同じ。たとえエラーが起きたとしても、「通信回線が悪いようなので、電話取材に切り替えさせていただきます」「別のデバイスを用意しますので、一度退席します」など、冷静に対処できるようにすることが大切です。

WEB会議システムの場合は通信開始後、すぐにインタビューを進めない

お互いの画面がつながった際にはまず、両者の状況確認と、気遣いの言葉をかけるようにしましょう。

「私は名古屋から通信しています。★★さんは東京からつないでいただいていると聞いています。通信環境が悪くなることもあるかもしれませんので、私の声が聞き取りにくかったら遠慮せずおっしゃってください」

オンライン上ではあるものの、できるだけ対面に近いシチュエーションを意識して、良好なコミュニケーションを図ることが大切です。

インタビュー中に話題に挙がった内容の資料やHPを画面シェア

インタビュー中に参加者全員が資料やHPをシェアできるのは、オンライン取材ならではの恩恵です。対面でも事前に資料を配布したり、その場でPCを開いて画面を見せることは可能ですが、WEB会議システムはより手軽に共有ができます。

また、チャット機能を使って「人名の漢字」「サービス名のスペル」などを正確に教えてもらったり、ネットで調べ物をしながら話を広げていったりするなど、オンライン取材だからこそ可能な利便性をフルに活用してみてくださいね。

7.オンライン取材の事例を紹介

中日新聞・タレントインタビュー

中日新聞に掲載された岩田剛典のインタビュー紙面

☆取材形式/WEB会議システム+現地撮影

通常は対面で行っている新聞記事のタレントインタビューを、WEB会議システムを活用して行いました。インタビュイーの岩田剛典さんは東京の撮影スタジオでつなぎ、弊社のライターは名古屋にて対応をさせていただきました。

また、撮影は岩田さんがいらっしゃるスタジオにカメラマンを単独派遣。事前に共有しておいた指示を参考に、撮影を進めた例になります。

カスタムライフ・料理家監修記事

☆取材形式/WEB会議システム

「料理研究家おすすめの調味料入れ」というテーマで、料理家・長田絢さんにインタビューを行いました。

>>長田絢さんがおすすめする「5冊の本」記事はこちら!

事前に「調味料入れの選び方」「おすすめの調味料入れ」をアンケート形式でヒアリングしておき、その情報をベースにインタビューを進行。コンテンツにボリュームがある場合は、取材前のやり取りを重ねてヒアリングの効率化を図ることがほとんど。そのおかげで、短時間の聞き取りで十分な情報を引き出せました。

中日新聞・有識者インタビュー

中日新聞・有識者インタビュー

☆取材形式/電話&メール

専門性の高い記事の場合は、電話やメールを通した取材を重ねることで知識を深めていきます。こちらの例ではメールで質問事項をインタビュイーに送付し、企画の意図や読者に伝えたい情報を整理。事前の回答をいただきつつ、電話取材を重ねることでさらに具体的な情報をヒアリングしました。

ご自身の写真はインタビュイーがお持ちのデータをお送りいただき、お墓のイメージ写真はストックフォトを活用して誌面を構成しています。

自治体観光パンフレット・タレントインタビュー

自治体観光パンフレットに掲載される西村まさ彦

☆取材形式/WEB会議システム

岐阜県の観光パンフレットの取材で、俳優の西村まさ彦さんにインタビュー。西村さんご出演のNHK 大河ドラマ『麒麟がくる』についてWEB会議システムをつないでお話をお伺いしましたが、当日はとてもスムーズに進行。さすが、ベテラン俳優と思わせる対応力の高さでした。

このように、インタビュイーの“トーク力”も、オンライン取材の方法を検討する材料のひとつになりそうですね。『麒麟がくる』の場面写真を使い、ドラマの世界をしっかりと表現した誌面に仕上げました。

名古屋大学魅力発見BOOK・卒業生インタビュー

名古屋大学魅力発見BOOK

☆取材形式/アンケート+現地撮影

インタビュイーとの接触時間を最短にするため、現地ではインタビューを行わず撮影のみで進めた事例。

インタビュイーが一般の方の場合は特に、アンケートのみの情報で中〜長文を執筆するのは難しいことも。そのため事前アンケートにご回答いただいた上で、撮影しながらさっと補足説明を聞くことで原稿内容に厚みを出すようにしました。

8.オンライン取材のまとめ

アフターコロナ以降、エディマートでは「オンライン取材」に関するお問い合わせが急増しました。多くのお客様が「WEB会議システム」を前提にイメージされている傾向が見られましたが、必ずしもそれが最適解になるとは限りません。課題や条件に合わせて「WEB会議システム」「電話」「メール」を検討し、良いコンテンツをつくり上げていくことが大切でしょう。

また、「普段は東京から名古屋に行って取材をしていたけど、コロナ禍で移動が難しいので代わりに取材をしてくれませんか?」というご相談も多々あります。場所を問わないオンライン取材はもちろん、現地に出向く必要のあるお仕事もぜひご相談いただけますと幸いです!

 

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HIROKI HOTTA

この記事の執筆者HIROKI HOTTAアカウント・マネージャー

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2012年エディマート新卒入社。エリア情報誌や新聞を中心とした編集・ライター業務の経験を積み、2016年により深い“編集のおもしろさ”を求め大手出版社へ出向。出版社編集者として情報誌の特集制作、webメディアの新規立ち上げなどにたずさわり、2018年に再びエディマート勤務に。出戻り後は主にweb案件の新規開拓を担当し、2019年度よりセールス専任にポジションチェンジ。“編集のできる営業マン”として、ビジネス・クリエイティブの両面でお客様のサポートに務める。

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