効率アップの香盤表づくりとは？飲食店やテーマパーク取材に使えるスケジュール術

1.基本的なスケジュール表・香盤表の作り方

スケジュールを組み立てるための準備から、スケジュール表や香盤表の作成まで基本をご説明します。まずは、コツではなく一般的なことから考えていきましょう。

事前のリサーチは必須

公式ホームページや公式SNSなどで、取材先の定休日と営業時間を必ず確認しましょう。飲食店の場合、営業時間内に取材撮影をすることは基本的にNG。事前に確認をし、把握しておくことが大切です。
その後に電話をして、該当媒体への掲載依頼。掲載OKならば、取材撮影のアポイントに移ります。

取材対応OKな曜日と時間帯をヒアリング

電話で日程調整をする際、まず取材で訪問してもいい曜日と時間帯を聞きます。このとき「来週1週間の中で」「9月10日から20日のなかで」など、具体的に期間を区切って聞けるとベストです。

その場でうかがう日時を決定してもいいですが、自分の予定と納期、複数店舗の取材なら他店との兼ね合いもあります。それらを考慮して日時を調整し、再度連絡をしましょう。
二度目の連絡で先方と相談し、やっと取材撮影の日時が決定します。先方に覚えておいてもらうために、取材撮影の日時を明記した取材趣意書を送付しておきましょう。
そして、スケジュール表の作成に移ります。

スケジュール表の作成

アポイントの時間、住所、当日の担当者、撮影内容などを表組みで作成します。エクセルが簡単でオススメですが、ワードでもメール本文でも大丈夫です。カメラマンなど共有する相手に、分かりやすく確実に伝わればよいのです。

ワードの場合は、文字サイズや色、太字や下線などを駆使して見やすく整える必要があります。これは企画書や報告書など、提出書類の作成時と同じです。

できるだけ空き時間を作らない

１店舗目と２店舗目の間に１時間空いてしまった…、ということにならないように効率よくスケジュールを組み立てましょう。自分一人であれば事務所に戻ったりノートパソコンなどで仕事をしたりもできますが、カメラマンやモデルなど複数同行者がいる場合、ほかの仕事がやりづらい時間を与えてしまうかもしれません。

それを防ぐために、上記のように電話でのヒアリングをしたのち、複数店舗の取材OK時間帯を見比べましょう。飲食店の場合は、長く見積もったとしても取材撮影で1時間、移動で30分～1時間（実際の距離から要算出）。これを基本に、ムダのないアポイントを入れることがスケジュールの効率化につながります。

モデル撮影がある場合は「香盤表」が分かりやすい

香盤表とはスケジュール表の一種で、自分以外の動きも詳細に書かれたもの。モデルや広告代理店の同行、撮影チームが2班いる場合など、取材にはさまざまなケースがあります。縦軸に時間、横軸に登場人物を並列させるのが一般的で、その時間に誰がどのような動きをするか一目で分かるようにまとめましょう。

ちなみに「香盤」とは、香道でお香を置いておくのに使われる板や台のようなもの。見た目がマス目状になっていて、表のように見えることが由来しているのだと思われます。

2.エディマートにおけるコツの具体例

エディマートの実績として、月刊のタウン情報誌ではビアガーデンやタピオカドリンク、ラーメンなど一日に複数の店舗を回ることが多いです。一方、年1回発行のエリア情報誌では東山動植物園や名古屋城など、一日に1か所の取材撮影をすることもあります。

大きく分けて、この2パターンの具体例を紹介します。

一日に複数店のグルメ取材をする場合

飲食店が希望する時間帯は、アイドルタイムの14時から17時が大人気です。重複した場合はどのように組み合わせればいいのか。複数店舗を回るからこそのコツというものがあります。

一日にテーマパーク1か所取材をする場合

テーマパークには豊富なアトラクションに加え、レストランでのグルメやショップでのグッズもあり、撮影点数がいっぱい。モデルを連れて取材撮影することも多いです。

3. 最後に

スケジュールの組み立ては基本もコツも、事前の準備が大切。その作業によって得られる情報が、効率アップのスケジュールにつながります。

撮影点数が大量だったり、複雑な香盤表の撮影だったり、なかなかヘビーな取材撮影も少なくありません。それでも、スケジュールを香盤表どおりに進行できた時の達成感たるや。ひとしおです。そんな気持ちを味わうためにも、効率のよいスケジュールの組み立てに努めましょう。